La planeación y el control están estrechamente relacionados, y uno no funciona sin el otro La última etapa del proceso administrativo se llama control, el control forma parte de la fase dinámica o practica de dicho proceso.
El control es el proceso de monitoreo,
comparación y corrección del desempeño laboral. Planeación y control son piezas
claves dentro de la empresa.
TIEMPO
La dimensión del tiempo es importante para
la función de control de distintas maneras. En los diversos tipos de planes
establecen periodos de tiempo que comprometen a su ejecución, y su interés está
en evitar que el sistema se desvié de las normas establecidas.
COSTO
La capacidad y calidad de la administración
para desahogar el trabajo son de mucha importancia, ya se trate de ventas o
producción, pero su realización a un costo mínimo es otra consideración de la
efectividad administrativa.
PROCESO DE CONTROL
El proceso de control es un proceso de tres
pasos en el que se mide el desempeño
real, se compara éste contra un estándar y se toman acciones administrativas
para corregir cualquier desviación o para hacerse cargo de los estándares
inadecuados. El proceso de control da por hecho que ya existen estándares de
desempeño, y así es. Son los objetos específicos creados durante el proceso de
planeación.
Durante la etapa de control se persigue
evaluar si los objetivos y las medidas adquiridas durante la fase de
administración han sido las adecuadas, o si, por el contrario, es necesario
incorporar ciertos cambios que permitan acercar más sobre los resultados a
obtener.
El control es fundamental dentro del
proceso administrativo ya que nos permite conocer el grado de satisfacción del
proceso administrativo y encontrar mejoras. Esto es imprescindible porque
cuando acaba la etapa de control empieza de nuevo el ciclo del proceso
administrativo, y no deberíamos empezar si existen posibilidades de mejorarlo,
algo que no podemos valorar si no controlamos y evaluamos los resultados.
Tipos de control
Control previo. Hace referencia a aquellas
actividades dirigidas a valorar y controlar las operaciones antes de que el
proceso como tal comience. Dentro de este grupo se encuentran las reglas,
procedimientos, etc. que se encuentran planificados para ser ejecutados en la
fase siguiente.
Control de vigilancia. Esta etapa tiene
lugar dentro de la propia fase de operaciones, y permite que todas las
actividades sigan el curso propuesto en la etapa de control previo.
Control sobre resultados. Por último, no
hay que olvidar la importancia de realizar un análisis valorativo sobre los
resultados obtenidos para detectar desviaciones sobre el estándar definido con
anterioridad.
El control cuenta con su propio proceso en
donde está formado por cuatro etapas:
1.
Establecimiento de estándares:
es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la
cual se efectúa el control.
2.
Medición de resultados:
consiste en cuantificar la ejecución y los resultados de acuerdo a los
estándares predeterminados
3.
Corrección: son las acciones para
modificar las situaciones que nos llevaron a buen término al pan.
4.
Retroalimentación: es la parte
que evalúa los resultados obtenidos durante todo el proceso; y la
retroalimentación cierra el ciclo de todo el proceso de control.
El control cuenta con principios que lo rigen,
los cuales son los siguientes:
·
Equilibrio: a cada grupo debe
proporcionársele el grado de control correspondiente en
·
Los objetivos: el control es un
medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
·
Oportunidad: el control debe
aplicarse antes de que se efectué el error de tal manera que sea posible tomar
medidas correctivas con anticipación.
·
Desviaciones: se deben analizar
todas las desviaciones al plan para conocer las causas que las originaron y así
establecer las medidas correctivas pertinentes.
·
Contabilidad: el costo de todo
sistema de control debe encontrarse justificado en tiempo y dinero.
·
Excepción: el control debe
aplicarse a aquellas actividades que sean representativas o muy especiales.
·
Función controlada: la persona
o función que realiza no debe involucrarse con la actividad a controlar, debe
de ser imparcial.
Una de las etapas muy importantes es las
Medidas correctivas en las actividades para tener planes exitosos puesto que
reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores y retroalimenta para que no se
vuelvan a presentar desviaciones al plan en un futuro.
El control al ser la etapa que cierra el
proceso administrativo es la forma de avaluar al proceso íntegramente con el
objetivo de poder determinar si hubo éxito o fracaso en el plan y de que manera
corregir aquellas situaciones que salieron de los parámetros establecidos y
poder mejorar este proceso cada vez más.
Podemos afirmar entonces que dentro de la
organización el uso del control es fundamental para monitorear los objetivos de
la organización.
Pero no solamente es usado para controlar
planes, estrategias u objetivos, lo podemos usar para establecer controles
financieros, para el personal y su conducta, entre otros aspectos.
