El control y la evaluación

 La planeación y el control están estrechamente relacionados, y uno no funciona sin el otro La última etapa del proceso administrativo se llama control, el control forma parte de la fase dinámica o practica de dicho proceso.

El control es el proceso de monitoreo, comparación y corrección del desempeño laboral. Planeación y control son piezas claves dentro de la empresa.

TIEMPO

La dimensión del tiempo es importante para la función de control de distintas maneras. En los diversos tipos de planes establecen periodos de tiempo que comprometen a su ejecución, y su interés está en evitar que el sistema se desvié de las normas establecidas.

 

COSTO

La capacidad y calidad de la administración para desahogar el trabajo son de mucha importancia, ya se trate de ventas o producción, pero su realización a un costo mínimo es otra consideración de la efectividad administrativa.

 

 PROCESO DE CONTROL

El proceso de control es un proceso de tres pasos en el que se mide  el desempeño real, se compara éste contra un estándar y se toman acciones administrativas para corregir cualquier desviación o para hacerse cargo de los estándares inadecuados. El proceso de control da por hecho que ya existen estándares de desempeño, y así es. Son los objetos específicos creados durante el proceso de planeación.

Durante la etapa de control se persigue evaluar si los objetivos y las medidas adquiridas durante la fase de administración han sido las adecuadas, o si, por el contrario, es necesario incorporar ciertos cambios que permitan acercar más sobre los resultados a obtener.

El control es fundamental dentro del proceso administrativo ya que nos permite conocer el grado de satisfacción del proceso administrativo y encontrar mejoras. Esto es imprescindible porque cuando acaba la etapa de control empieza de nuevo el ciclo del proceso administrativo, y no deberíamos empezar si existen posibilidades de mejorarlo, algo que no podemos valorar si no controlamos y evaluamos los resultados.

Tipos de control

Control previo. Hace referencia a aquellas actividades dirigidas a valorar y controlar las operaciones antes de que el proceso como tal comience. Dentro de este grupo se encuentran las reglas, procedimientos, etc. que se encuentran planificados para ser ejecutados en la fase siguiente.

Control de vigilancia. Esta etapa tiene lugar dentro de la propia fase de operaciones, y permite que todas las actividades sigan el curso propuesto en la etapa de control previo.

Control sobre resultados. Por último, no hay que olvidar la importancia de realizar un análisis valorativo sobre los resultados obtenidos para detectar desviaciones sobre el estándar definido con anterioridad.

El control cuenta con su propio proceso en donde está formado por cuatro etapas:

1.       Establecimiento de estándares: es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

2.       Medición de resultados: consiste en cuantificar la ejecución y los resultados de acuerdo a los estándares predeterminados

3.       Corrección: son las acciones para modificar las situaciones que nos llevaron a buen término al pan.

4.       Retroalimentación: es la parte que evalúa los resultados obtenidos durante todo el proceso; y la retroalimentación cierra el ciclo de todo el proceso de control.

El control cuenta con principios que lo rigen, los cuales son los siguientes:

·         Equilibrio: a cada grupo debe proporcionársele el grado de control correspondiente en

·         Los objetivos: el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.

·         Oportunidad: el control debe aplicarse antes de que se efectué el error de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.

·         Desviaciones: se deben analizar todas las desviaciones al plan para conocer las causas que las originaron y así establecer las medidas correctivas pertinentes.

·         Contabilidad: el costo de todo sistema de control debe encontrarse justificado en tiempo y dinero.

·         Excepción: el control debe aplicarse a aquellas actividades que sean representativas o muy especiales.

·         Función controlada: la persona o función que realiza no debe involucrarse con la actividad a controlar, debe de ser imparcial.

Una de las etapas muy importantes es las Medidas correctivas en las actividades para tener planes exitosos puesto que reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores y retroalimenta para que no se vuelvan a presentar desviaciones al plan en un futuro.

El control al ser la etapa que cierra el proceso administrativo es la forma de avaluar al proceso íntegramente con el objetivo de poder determinar si hubo éxito o fracaso en el plan y de que manera corregir aquellas situaciones que salieron de los parámetros establecidos y poder mejorar este proceso cada vez más.

Podemos afirmar entonces que dentro de la organización el uso del control es fundamental para monitorear los objetivos de la organización.

Pero no solamente es usado para controlar planes, estrategias u objetivos, lo podemos usar para establecer controles financieros, para el personal y su conducta, entre otros aspectos.